Veelgestelde vragen
Calculatie en Offertes
Veelgestelde vragen over FA Calc: van de eerste ruimtestaat tot een gecontroleerd werkprogramma en een schoonmaakofferte.
Bouw met FA Calc een schoonmaakcalculatie op voor het juiste pand. Werk van object en basisinstellingen via ruimten, werkzaamheden en tarieven naar een gecontroleerd werkprogramma en een schoonmaakofferte.
Starten met object en calculatie
Doel
Vooraf
Zorg voor de opdrachtomschrijving, het werkadres, afspraken over gebruik en openingstijden en een verantwoordelijke calculator. Dit is voorbereiding op de invoer, geen opsomming van verplichte softwarevelden.
Stappen
Open het object-/werkadresoverzicht en zoek het pand waarvoor je gaat calculeren. Houd de opdrachtgever (de contractpartij) en het object (het pand of werkadres) uit elkaar.
Controleer bij een nieuw object eerst of de opdrachtgever al bestaat. Gebruik bij de opdrachtgeverkeuze de bestaande opdrachtgever als die bij deze opdracht hoort. Doorloop alleen de nieuwe-opdrachtgeverroute als een nieuwe contractpartij nodig is.
Controleer de objectnaam en het werkadres in het objectformulier. Gebruik binnen jullie organisatie een herkenbare naamgeving, zodat collega's het juiste pand kunnen terugvinden.
Open de bedoelde calculatieversie. Een versie bevat de uitgangspunten en het werkpakket van één scenario. Controleer op Status en contract of dit de versie is die je wilt bewerken.
Controleer de versie en de status voordat je verdergaat.
Leg vast welk werk wel en niet in de opdracht hoort. Controleer daarna de basisinstellingen, importeer de ruimtestaat en beoordeel de werkzaamheden per ruimte.
Werk vervolgens frequenties, factoren, extra rondes en tarieven uit. Controleer totalen en eventuele alternatieve versies voordat je een werkprogramma of offerte maakt.
Resultaatcontrole
Opdrachtgever, object en calculatieversie horen bij dezelfde opdracht. Kun je dat niet vaststellen, stop dan vóór import of wijziging.
Let op
Laat je beheerder de toegangsrechten en opslag-/herstelwerkwijze voor jullie inrichting uitleggen voordat je gegevens gaat veranderen. Een statusnaam vervangt die afspraken niet.
Lees ook:
Basisinstellingen controleren
ky
·
Excel-ruimtestaat importeren
k11
Versie kopiëren en scenario vergelijken
k14
Veelgestelde vragen:
Wat is het verschil tussen opdrachtgever, object en versie?
k18
Zet de kalenderuitgangspunten en de basis voor dag-, week- en periodiek werk goed voordat je verder rekent.
Open de juiste calculatieversie en zorg dat de kalenderafspraken voor het object zijn vastgesteld.
Selecteer in CALCULATIES de bedoelde versie in de linkerlijst. Controleer het versienummer en Status en contract.
Open Basis. Controleer Weken per jaar, Dagen per week en Max dagen/jr tegen de afspraken voor dit object.
Controleer Basis dag- en weekwerk en Basis periodieke werkzaamheden. Gebruik alleen uitgangspunten die voor deze opdracht zijn vastgesteld.
Basis bevat de kalender- en frequentie-uitgangspunten.
Leg met de verantwoordelijke vast hoe sluitingsdagen en feestdagen in het werkpakket en de kosten worden verwerkt. Neem geen getallen uit een voorbeeldscherm over als standaard.
Controleer de waarden opnieuw voordat je met import of mutaties begint. Wijzig Basis automatisch aanpassen alleen als de beheerder de gevolgen voor jullie inrichting heeft uitgelegd.
De geselecteerde versie toont de afgesproken kalenderbasis. Gebruik diezelfde basis bij controles van jaaruren, daguren en werkprogramma.
Een aantal dagen per jaar is geen universeel productadvies: gebruik de afspraken voor het pand. Controleer bij een afwijkende kalender ook de uitkomsten in de ruimten en totalen.
k26
Tijd bijstellen met een factor
k29
Taakindeling beoordelen
k2c
Welke basiswaarden controleer ik vóór het calculeren?
k2g
Koppel de kolommen van je Excel-ruimtestaat en controleer dat afdelingen, ruimten, vloeren en oppervlakten correct zijn overgenomen.
Gebruik een gecontroleerde calculatieversie en een Excelbestand met Afdeling, Ruimteomschr., Vloersoort en Oppervlakte. Laat een eerste import eerst in een veilige testomgeving beoordelen. Spreek vóór import in bestaande gegevens af hoe die gegevens worden beschermd.
Open Import Excel vanuit de juiste calculatieversie. Je komt in Importeren Excel bestand.
Selecteer bij Bestand het bronbestand, kies het juiste Tabblad en stel Kop regel in op de rij met kolomnamen.
Koppel onder Vereiste invoer de bronkolommen aan Afdeling, Ruimteomschr., Vloersoort en Oppervlakte. Koppel beschikbare extra velden onder Optionele invoer; Ruimtenr kan bijvoorbeeld aan jullie ruimtenummerkolom worden gekoppeld.
Koppel vereiste en optionele invoer aan de juiste Excelkolommen.
Vergelijk alle koppelingen met de bron. Let vooral op de m²-kolom bij Oppervlakte. Kies pas daarna Import gegevens.
Koppel onbekende ruimteomschrijvingen in IMPORT ruimtestaat aan de passende Calculatiecode ruimte. Gebruik de door jullie beheerder bevestigde codetabel.
Koppel onbekende vloersoorten in IMPORT vloersoort aan de passende lokale categorie. De lettercodes in het scherm hebben de betekenis van jullie inrichting.
Koppel onbekende vloersoorten aan de lokale categorie.
Open na import AFDELINGEN en RUIMTEGEGEVENS. Vergelijk enkele ruimten uit verschillende afdelingen én de totalen met het bronbestand. Controleer afdeling, ruimtenummer of omschrijving, vloer en oppervlakte.
Ontbreken waarden of loopt de import vast? Stop, bewaar het bronbestand en noteer de melding en de gebruikte koppelingen. Laat de oorzaak en de herstelroute beoordelen voordat je opnieuw importeert.
De gecontroleerde steekproef en de totalen komen overeen met de bron. Een voltooide voortgangsbalk alleen is niet voldoende.
Importeer niet blind opnieuw over bestaande gegevens. Laat eerst vaststellen of herimport regels vervangt, samenvoegt of toevoegt.
k3l
Ruimten en werkzaamheden controleren
k3o
Eindcontrole vóór delen
k3r
Welke Excelkolommen moet ik koppelen?
k3v
Waarom ontbreken de vierkante meters na import?
k3y
Hoe controleer ik of de import goed is gegaan?
k41
Mag ik ruimte- en vloercodes uit een voorbeeld overnemen?
k44
Wat doe ik als de import vastloopt?
k47
Kan ik hetzelfde bestand opnieuw importeren?
k4a
Beoordeel of de kenmerken en werkzaamheden van iedere ruimte passen bij de opdracht. Een technisch geslaagde import is nog geen inhoudelijk gecontroleerde calculatie.
Zorg voor de bronruimtestaat, de lokale ruimte- en vloercodes en de afgesproken werkzaamheden.
Open RUIMTEGEGEVENS vanuit de juiste versie. Links staat de ruimtelijst, in het midden de geselecteerde ruimte en rechts de handelingentabel.
Selecteer een herkenbare ruimte. Vergelijk omschrijving, vloersoort en Oppervlakte met de bron.
Lees bij de handelingen de frequentie, factor, Uren per jaar en Prestatie. Controleer of de werkzaamheden horen bij het gebruik en de vloer van deze ruimte.
Bekijk de werkzaamheden van de geselecteerde ruimte.
Klopt de ruimte- of vloerclassificatie niet? Laat die eerst beoordelen. Compenseer een foutieve classificatie niet zonder meer met een andere factor.
Open Totalen voor dezelfde ruimte en beoordeel kalenderbasis, tarief en bedrag in samenhang. Houd klanttarief, basisloon en kostprijs uit elkaar.
Controleer de totalen voor dezelfde ruimte.
Herhaal de controle voor een ander ruimtetype, bijvoorbeeld sanitair naast kantoorruimte. Beoordeel ook of de begrote inzet praktisch uitvoerbaar is.
Ruimtekenmerken, werkzaamheden en totalen beschrijven dezelfde geselecteerde ruimte en passen bij de opdracht.
Een gewenste minimuminzet is een bedrijfsafspraak, geen algemeen productminimum. Bespreek afwijkingen met de verantwoordelijke calculator en leg de gekozen uitgangspunten vast.
Frequenties voor meerdere ruimten wijzigen
k5b
k5e
Loon- en tariefopbouw controleren
k5h
k5l
k5o
Waar controleer ik de handelingen van een ruimte?
k5r
Mag ik een andere inzet begroten dan de basis?
k5u
Is klanttarief hetzelfde als kostprijs?
k5x
Wijzig het aantal uitvoeringen voor een gecontroleerde selectie en beoordeel het effect op uren en totalen.
Gebruik een gecontroleerde ruimtestaat en een vastgestelde wijzigingsopdracht. Zorg dat duidelijk is welke ruimten en handelingen moeten veranderen.
Open MUTEREN voor de juiste calculatieversie. Controleer of de tabel de bedoelde ruimten toont.
Selecteer alleen de regels waarop de wijziging van toepassing is. Controleer de selectie nogmaals voordat je een bewerking opent.
Controleer de selectie in MUTEREN vóór een groepswijziging.
Open onder Wijzigen de bewerking Frequentie. Vergelijk Huidige freq met de afgesproken Nieuwe freq en controleer de geselecteerde Handeling.
Voer de wijziging uit met de mutatiebediening in het scherm. Controleer daarna de gewijzigde waarden in de geselecteerde regels.
Kies onder Totaal het relevante niveau, bijvoorbeeld Ruimtestaat, Handeling, Afdeling of Totaal versie. Vergelijk uren, prestatie en, waar zichtbaar voor jouw rol, bedragen vóór en na de wijziging.
Wissel van totaalniveau om het effect te controleren.
Controleer ook enkele regels buiten de selectie. Zie je een onverwachte wijziging, stop dan en volg de met de beheerder afgesproken herstelprocedure.
De bedoelde frequentie is aangepast binnen de juiste selectie. De uitkomst op ruimte- en totaalniveau past bij de wijziging.
Gebruik kleurmarkeringen als aanwijzing om waarden te controleren, niet als vervanging van de waarden zelf. De betekenis van een kleur moet voor jullie inrichting bekend zijn.
k6y
Extra codes en totalen controleren
k71
k74
Wanneer verander ik de frequentie en wanneer de factor?
k78
Hoe voorkom ik dat ik te veel ruimten tegelijk wijzig?
k7b
Begroot meer of minder tijd ten opzichte van de basisnorm, zonder frequentie en tijd met elkaar te verwarren.
Selecteer de juiste ruimte en handeling. Zorg voor een onderbouwde tijdsafspraak en toestemming om van de basis af te wijken.
Open de bedoelde ruimte in RUIMTESTAAT of RUIMTEGEGEVENS.
Lees bij de handeling Norm, Factor, Uren per jaar en Prestatie. Noteer de uitgangswaarden voordat je een bijstelling uitvoert.
Lees norm, factor, uren en prestatie samen.
Behandel de norm als basisreferentie. Kies een factor of doeluren die aansluiten bij de afgesproken calculatie, niet bij de getallen in een voorbeeld.
Controleer na de aanpassing het effect op Uren per jaar en Prestatie. Controleer afzonderlijk of de frequentie nog steeds het afgesproken aantal uitvoeringen weergeeft.
Controleer het effect van de aangepaste factor.
Controleer het ruimtetotaal en vervolgens het relevante afdeling- of versietotaal.
Leg de reden van de afwijking vast volgens jullie eigen werkwijze. Laat onverwachte uitkomsten beoordelen voordat je de calculatie verder gebruikt.
De toegekende tijd past bij de onderbouwde afspraak. Het aantal uitvoeringen is niet onbedoeld veranderd.
Frequentie gaat over hoe vaak het werk gebeurt; een factor gaat over de toegekende tijd ten opzichte van de basis. Resultaatafspraken met de klant blijven een inhoudelijke verantwoordelijkheid.
k8c
k8f
k8i
k8m
Waarom blijft de norm gelijk terwijl mijn uren veranderen?
k8p
k8s
Extra ronde of weekendronde begroten
Houd aanvullend schoonmaakwerk apart van het reguliere werk en controleer de eigen frequentie, uren en tarieven.
Zorg voor een vastgestelde selectie ruimten en afspraken over het aanvullende werk en eventuele afwijkende tarieven.
Open MUTEREN en selecteer alleen de ruimten die de extra ronde krijgen.
Open Wijzigen en daarna Dupliceren.
Kies Maak extra ronde voor een aanvullende schoonmaakronde of Maak weekendronde voor het bedoelde weekendwerk.
Kies de ronde die bij het aanvullende werk hoort.
Kies onder Totaal het niveau Afdeling. Controleer of Extra schoonmaakronde of Werkzaamheden weekend afzonderlijk zichtbaar is.
Controleer weekendwerk als afzonderlijke regel.
Controleer Max freq, m², Uren en het toegepaste tarief. Pas waarden uitsluitend aan op basis van de opdracht.
Controleer dat het werk niet dubbel voorkomt in het reguliere werk én de aanvullende ronde. Controleer later dezelfde verdeling in het werkprogramma.
De aanvullende ronde staat afzonderlijk in de calculatie en is met het reguliere werk afgestemd.
Gebruik niet meerdere rondevarianten voor hetzelfde werk zonder expliciete afspraak. Laat afwijkende zaterdag-, zondag- of feestdagafspraken en toeslagen beoordelen voordat je die toepast.
k9t
k9w
Werkprogramma als PDF maken
k9z
Hoe houd ik extra schoonmaakwerk of weekendwerk apart?
ka3
Onderbouw het tarief met de juiste loon- en kostencomponenten en controleer de koppeling aan de calculatie-inzet.
Gebruik actuele, geautoriseerde loon-, CAO- en bedrijfsgegevens. Spreek intern af of jullie met een vast klanttarief of een loon-/tariefopbouw werken. Onderstaande stappen beschrijven de opbouwroute.
Start de loonopbouw in de juiste context.
kb6
kb9