Questions fréquentes
Calcul et offres
Questions fréquentes sur FA Calc : du premier état des locaux à un programme de travail contrôlé et à une offre de nettoyage.
Établissez avec FA Calc un calcul de nettoyage pour le bon bâtiment. Partez du site et des paramètres de base, passez par les locaux, les travaux et les tarifs, et aboutissez à un programme de travail contrôlé et à une offre de nettoyage.
Démarrer avec le site et le calcul
Objectif
Au préalable
Disposez de la description de la mission, de l'adresse d'intervention, des accords sur l'usage et les horaires d'ouverture, ainsi que d'un calculateur responsable. Il s'agit d'une préparation à la saisie, et non d'une énumération de champs logiciels obligatoires.
Étapes
Ouvrez l'aperçu des sites et des adresses d'intervention et recherchez le bâtiment pour lequel vous allez effectuer le calcul. Distinguez le donneur d'ordre (la partie contractante) et le site (le bâtiment ou l'adresse d'intervention).
Pour un nouveau site, vérifiez d'abord si le donneur d'ordre existe déjà. Lors du choix du donneur d'ordre, utilisez le donneur d'ordre existant s'il se rapporte à cette mission. Ne suivez la procédure de nouveau donneur d'ordre que si une nouvelle partie contractante est nécessaire.
Vérifiez le nom du site et l'adresse d'intervention dans le formulaire du site. Au sein de votre organisation, utilisez une dénomination reconnaissable, afin que vos collègues puissent retrouver le bon bâtiment.
Ouvrez la version de calcul prévue. Une version contient les hypothèses et le lot de travaux d'un seul scénario. Dans Status en contract, vérifiez s'il s'agit de la version que vous souhaitez modifier.
Vérifiez la version et le statut avant de poursuivre.
Consignez quels travaux font partie de la mission et lesquels n'en font pas. Vérifiez ensuite les paramètres de base, importez l'état des locaux et évaluez les travaux par local.
Élaborez ensuite les fréquences, les facteurs, les tournées supplémentaires et les tarifs. Vérifiez les totaux et les éventuelles versions alternatives avant de créer un programme de travail ou une offre.
Contrôle du résultat
Le donneur d'ordre, le site et la version de calcul se rapportent à la même mission. Si vous ne pouvez pas l'établir, arrêtez-vous avant l'import ou la modification.
Attention
Demandez à votre administrateur d'expliquer les droits d'accès et la méthode d'enregistrement et de restauration pour la configuration de votre organisation, avant de modifier des données. Un nom de statut ne remplace pas ces accords.
Voir aussi :
Vérifier les paramètres de base
ky
·
Importer un état des locaux Excel
k11
Copier une version et comparer un scénario
k14
Questions fréquentes :
Quelle est la différence entre le donneur d'ordre, le site et la version ?
k18
Réglez correctement les hypothèses de calendrier et la base du travail journalier, hebdomadaire et périodique avant de poursuivre le calcul.
Ouvrez la bonne version de calcul et assurez-vous que les accords de calendrier pour le site sont établis.
Dans CALCULATIES, sélectionnez la version prévue dans la liste de gauche. Vérifiez le numéro de version et Status en contract.
Ouvrez Basis. Vérifiez Weken per jaar, Dagen per week et Max dagen/jr au regard des accords pour ce site.
Vérifiez Basis dag- en weekwerk et Basis periodieke werkzaamheden. N'utilisez que les hypothèses établies pour cette mission.
Basis contient les hypothèses de calendrier et de fréquence.
Convenez avec le responsable de la façon dont les jours de fermeture et les jours fériés sont intégrés dans le lot de travaux et dans les coûts. Ne reprenez pas comme standard les chiffres d'un écran d'exemple.
Vérifiez à nouveau les valeurs avant de commencer l'import ou les modifications. Ne modifiez Basis automatisch aanpassen que si l'administrateur a expliqué les conséquences pour la configuration de votre organisation.
La version sélectionnée affiche la base calendaire convenue. Utilisez cette même base pour les contrôles des heures annuelles, des heures journalières et du programme de travail.
Un nombre de jours par an ne constitue pas un conseil produit universel : utilisez les accords propres au bâtiment. En cas de calendrier différent, vérifiez aussi les résultats dans les locaux et dans les totaux.
k26
Ajuster le temps à l'aide d'un facteur
k29
Évaluer la répartition des tâches
k2c
Quelles valeurs de base dois-je vérifier avant le calcul ?
k2g
Associez les colonnes de votre état des locaux Excel et vérifiez que les départements, les locaux, les sols et les surfaces ont été repris correctement.
Utilisez une version de calcul contrôlée et un fichier Excel contenant Afdeling, Ruimteomschr., Vloersoort et Oppervlakte. Faites d'abord évaluer un premier import dans un environnement de test sûr. Avant un import dans des données existantes, convenez de la manière dont ces données sont protégées.
Ouvrez Import Excel depuis la bonne version de calcul. Vous arrivez dans Importeren Excel bestand.
Dans Bestand, sélectionnez le fichier source, choisissez le Tabblad correct et réglez Kop regel sur la ligne des noms de colonnes.
Sous Vereiste invoer, associez les colonnes source à Afdeling, Ruimteomschr., Vloersoort et Oppervlakte. Associez les champs supplémentaires disponibles sous Optionele invoer ; Ruimtenr peut, par exemple, être associé à la colonne de numéro de local de votre organisation.
Associez la saisie obligatoire et la saisie facultative aux bonnes colonnes Excel.
Comparez toutes les associations avec la source. Veillez en particulier à la colonne des m² pour Oppervlakte. Ne choisissez Import gegevens qu'ensuite.
Dans IMPORT ruimtestaat, associez les descriptions de locaux inconnues au Calculatiecode ruimte approprié. Utilisez la table de codes confirmée par l'administrateur de votre organisation.
Dans IMPORT vloersoort, associez les types de sol inconnus à la catégorie locale appropriée. Les codes lettres à l'écran ont la signification propre à la configuration de votre organisation.
Associez les types de sol inconnus à la catégorie locale.
Après l'import, ouvrez AFDELINGEN et RUIMTEGEGEVENS. Comparez quelques locaux issus de différents départements, ainsi que les totaux, avec le fichier source. Vérifiez le département, le numéro ou la description du local, le sol et la surface.
Des valeurs manquent-elles, ou l'import se bloque-t-il ? Arrêtez, conservez le fichier source et notez le message ainsi que les associations utilisées. Faites évaluer la cause et la voie de correction avant de réimporter.
L'échantillon contrôlé et les totaux correspondent à la source. Une barre de progression terminée ne suffit pas à elle seule.
Ne réimportez pas à l'aveugle par-dessus des données existantes. Faites d'abord établir si un réimport remplace, fusionne ou ajoute des lignes.
k3l
Vérifier les locaux et les travaux
k3o
Contrôle final avant le partage
k3r
Quelles colonnes Excel dois-je associer ?
k3v
Pourquoi les mètres carrés manquent-ils après l'import ?
k3y
Comment vérifier que l'import s'est correctement déroulé ?
k41
Puis-je reprendre des codes de locaux et de sols issus d'un exemple ?
k44
Que dois-je faire si l'import se bloque ?
k47
Puis-je réimporter le même fichier ?
k4a
Évaluez si les caractéristiques et les travaux de chaque local correspondent à la mission. Un import techniquement réussi n'est pas encore un calcul de nettoyage contrôlé sur le fond.
Disposez de l'état des locaux source, des codes de locaux et de sols propres à votre organisation, et des travaux convenus.
Ouvrez RUIMTEGEGEVENS depuis la bonne version. À gauche figure la liste des locaux, au centre le local sélectionné et à droite le tableau des activités de nettoyage.
Sélectionnez un local reconnaissable. Comparez la description, le type de sol et Oppervlakte avec la source.
Pour les activités de nettoyage, lisez la fréquence, le facteur, Uren per jaar et Prestatie. Vérifiez que les travaux correspondent à l'usage et au sol de ce local.
Consultez les travaux du local sélectionné.
La classification du local ou du sol est-elle incorrecte ? Faites-la d'abord évaluer. Ne compensez pas d'emblée une classification erronée par un autre facteur.
Ouvrez Totalen pour le même local et évaluez ensemble la base calendaire, le tarif et le montant. Distinguez le tarif client, le salaire de base et le prix de revient.
Vérifiez les totaux pour le même local.
Répétez le contrôle pour un autre type de local, par exemple un sanitaire à côté d'un local de bureau. Évaluez aussi si l'affectation budgétée est réalisable dans la pratique.
Les caractéristiques du local, les travaux et les totaux décrivent le même local sélectionné et correspondent à la mission.
Une affectation minimale souhaitée est un accord interne à l'entreprise, et non un minimum général du produit. Discutez des écarts avec le calculateur responsable et consignez les hypothèses retenues.
Modifier les fréquences pour plusieurs locaux
k5b
k5e
Vérifier la composition du salaire et du tarif
k5h
k5l
k5o
Où vérifier les activités de nettoyage d'un local ?
k5r
Puis-je budgéter une affectation différente de la base ?
k5u
Le tarif client est-il identique au prix de revient ?
k5x
Modifiez le nombre d'exécutions pour une sélection contrôlée et évaluez l'effet sur les heures et les totaux.
Utilisez un état des locaux contrôlé et un ordre de modification établi. Veillez à ce qu'il soit clair quels locaux et quelles activités de nettoyage doivent changer.
Ouvrez MUTEREN pour la bonne version de calcul. Vérifiez que le tableau affiche les locaux prévus.
Sélectionnez uniquement les lignes auxquelles la modification s'applique. Vérifiez une nouvelle fois la sélection avant d'ouvrir une opération.
Vérifiez la sélection dans MUTEREN avant une modification de groupe.
Sous Wijzigen, ouvrez l'opération Frequentie. Comparez Huidige freq avec la Nieuwe freq convenue et vérifiez la Handeling sélectionnée.
Effectuez la modification à l'aide des commandes de modification à l'écran. Vérifiez ensuite les valeurs modifiées dans les lignes sélectionnées.
Sous Totaal, choisissez le niveau pertinent, par exemple Ruimtestaat, Handeling, Afdeling ou Totaal versie. Comparez les heures, la prestation et, lorsqu'ils sont visibles pour votre rôle, les montants avant et après la modification.
Changez de niveau de total pour contrôler l'effet.
Vérifiez aussi quelques lignes en dehors de la sélection. Si vous constatez une modification inattendue, arrêtez-vous et suivez la procédure de correction convenue avec l'administrateur.
La fréquence prévue a été modifiée au sein de la bonne sélection. Le résultat au niveau du local et au niveau du total correspond à la modification.
Utilisez les marquages de couleur comme indication pour contrôler les valeurs, et non en remplacement des valeurs elles-mêmes. La signification d'une couleur doit être connue pour la configuration de votre organisation.
k6y
Vérifier les codes supplémentaires et les totaux
k71
k74
Quand dois-je modifier la fréquence, et quand le facteur ?
k78
Comment éviter de modifier trop de locaux à la fois ?
k7b
Budgétez plus ou moins de temps par rapport à la norme de base, sans confondre la fréquence et le temps.
Sélectionnez le bon local et la bonne activité de nettoyage. Disposez d'un accord de temps justifié et de l'autorisation de vous écarter de la base.
Ouvrez le local prévu dans RUIMTESTAAT ou RUIMTEGEGEVENS.
Pour l'activité de nettoyage, lisez Norm, Factor, Uren per jaar et Prestatie. Notez les valeurs de départ avant d'effectuer un ajustement.
Lisez ensemble la norme, le facteur, les heures et la prestation.
Traitez la norme comme la référence de base. Choisissez un facteur ou des heures cibles qui correspondent au calcul convenu, et non aux chiffres d'un exemple.
Après l'ajustement, vérifiez l'effet sur Uren per jaar et Prestatie. Vérifiez séparément que la fréquence indique toujours le nombre d'exécutions convenu.
Vérifiez l'effet du facteur ajusté.
Vérifiez le total du local, puis le total pertinent du département ou de la version.
Consignez le motif de l'écart selon la méthode de travail propre à votre organisation. Faites évaluer les résultats inattendus avant de poursuivre l'utilisation du calcul de nettoyage.
Le temps attribué correspond à l'accord justifié. Le nombre d'exécutions n'a pas été modifié de façon non intentionnelle.
La fréquence porte sur le nombre de fois où le travail est effectué ; un facteur porte sur le temps attribué par rapport à la base. Les accords de résultat avec le client demeurent une responsabilité de fond.
k8c
k8f
k8i
k8m
Pourquoi la norme reste-t-elle inchangée alors que mes heures changent ?
k8p
k8s
Budgéter une tournée supplémentaire ou une tournée de week-end
Ouvrez Wijzigen, puis Dupliceren.